O apostilamento de Haia transformou a validação internacional de documentos, eliminando etapas burocráticas que antes levavam meses. Contudo, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre quando realmente precisam apostilar documentos originais. Nem todo documento exige apostilamento, e entender essas diferenças economiza tempo e dinheiro. Este guia esclarece quando o apostilamento é obrigatório, quais documentos podem ser apostilados, a diferença entre apostilar originais e cópias autenticadas.
Direto ao ponto:
- Apostilamento só funciona entre países signatários da convenção de Haia
- Documentos públicos brasileiros só podem ser apostilados no Brasil por cartórios autorizados pelo CNJ
- Documentos particulares precisam de reconhecimento de firma antes do apostilamento para terem fé pública
- Cópias autenticadas também podem ser apostiladas, funcionando como originais para fins internacionais
- Apostilamento não valida conteúdo do documento, apenas certifica a autenticidade da assinatura da autoridade emissora
- Países não signatários exigem legalização consular, processo mais complexo e demorado que continua sendo feito pelo Itamaraty
O papel do Apostila de Haia e como ela simplifica o que antes era complexo
Antes de 2016, o processo de validação de um documento brasileiro para uso no exterior era longo e caro. Primeiro, você precisava reconhecer firma em cartório. Em seguida, levava o documento ao Ministério das Relações Exteriores para legalização. Posteriormente, apresentava o documento no consulado do país de destino. E por fim, ainda poderia enfrentar etapas adicionais dependendo da exigência local.
Isso levava meses e envolvia deslocamentos, filas e custos consideráveis. A consequencia era uma alta desistencia de oportunidades internacionais por parte dos brasileiros, simplesmente pela complexidade burocrática.
A Convenção de Haia, da qual o Brasil é signatário desde 2016, simplificou esse cenário. Atualmente, um único selo apostilado em cartório autorizado substitui todas essas etapas. No entanto, ainda há muitas dúvidas a respeito do apostilamento: quando realmente preciso apostilar? Todo documento exige apostilamento? Posso apostilar cópias ou apenas originais?
Buscamos através desse artigo, esclarecer essas questões, ajudando você a entender exatamente quando e como apostilar seus documentos.
O que é apostilamento e para que serve?
Certificando a origem, não o conteúdo
A Apostila de Haia é um certificado emitido em papel-moeda que autentica a origem de um documento público. Essencialmente, ela certifica que a assinatura, o cargo e o selo da autoridade que emitiu o documento são legítimos.
Porém, é importante entender que: a apostila não valida o conteúdo do documento. Ela confirma que a autoridade que assinou aquele papel tinha competência para fazê-lo. Por exemplo, se você apostila uma certidão de nascimento, a apostila certifica que o oficial do cartório de fato assinou aquele documento. Não cabendo a ela garantir que as informações da certidão estejam corretas.
Substituindo a legalização consular
Anteriormente, o processo de legalização consular envolvia múltiplas etapas de autenticação em diferentes órgãos. A apostila eliminou praticamente quatro dessas etapas, tornando o processo muito mais rápido e econômico.
No entanto, essa simplificação funciona apenas entre países signatários da Convenção de Haia. Para países não signatários, você precisa passar pelo processo tradicional de legalização consular através do Ministério das Relações Exteriores.
Quando a Apostila de Haia é obrigatório?
Documentos para uso em países signatários
Você precisa apostilar documentos brasileiros sempre que for apresentá-los em um dos mais de 120 países signatários da Convenção de Haia. Entre eles, destacamos todos os países da União Europeia, Estados Unidos, Canadá, Austrália, Japão, China, Argentina e México.
Vale também ressaltar que sem o apostilamento, esses países não reconhecem a validade de documentos brasileiros. Podendo, as autoridades estrangeiras recusar seus documentos mesmo que estejam corretos dentre os outros padrões exigidos.
Processos de cidadania
Solicitações de cidadania costumam exigir apostilamento de certidões de nascimento, casamento e óbito de todos os membros da linha de descendência. Por exemplo, processos de cidadania italiana requerem que você apostile documentos brasileiros antes de traduzi-los.
Da mesma forma, homologações de sentença estrangeira no Brasil precisam de apostilamento dos documentos judiciais emitidos no exterior. Portanto, esse processo funciona nos dois sentidos: documentos brasileiros para o exterior e documentos estrangeiros para o Brasil.
Estudos e trabalho internacional
Diplomas e históricos escolares devem ser apostilados para serem aceitos em universidades estrangeiras. Assim como contratos de trabalho e documentos profissionais podem precisar de apostilamento para validação por empresas internacionais.
Além disso, profissões regulamentadas como medicina, engenharia e direito geralmente exigem apostilamento de diplomas para reconhecimento profissional no exterior. Nesses casos, você precisará passar por processos de validação, mas o apostilamento é o primeiro passo obrigatório.
Transações comerciais e jurídicas
Contratos internacionais, procurações para uso no exterior e documentos societários também costumam necessitar apostilamento. Assim como certidões negativas de débitos fiscais e documentos relacionados a importação ou exportação podem exigir a aplicação da Apostila de Haia.
Documentos puramente comerciais ou alfandegários geralmente não precisam de apostilamento. Entretanto, recomendamos consultar a instituição que receberá o documento para confirmar a exigência.
Quais documentos podem ser apostilados?
Segundo a convenção de Haia, podem ser apostilados:
Documentos de cartórios: Certidões de nascimento, casamento, óbito, antecedentes criminais e certidões negativas diversas. Como esses documentos já possuem fé pública desde a emissão, não necessitam de reconhecimento de firma adicional antes do apostilamento.
Documentos judiciais: Sentenças, certidões de trânsito em julgado, alvarás e outros documentos emitidos por tribunais. Da mesma forma, documentos do Ministério Público entram nessa categoria.
Documentos administrativos: Certificados emitidos por órgãos públicos, diplomas registrados no MEC e documentos oficiais de ministérios e secretarias governamentais.
Atos notariais: Escrituras, procurações reconhecidas em cartório e declarações autenticadas por tabeliães.
Documentos particulares com reconhecimento de firma
Contratos particulares, declarações e outros documentos privados só podem ser apostilados após reconhecimento de firma em cartório. Esse reconhecimento confere fé pública ao documento privado, tornando-o elegível para apostilamento.
Por exemplo, se você tem um contrato de trabalho assinado por uma empresa privada, primeiro precisa reconhecer a firma dos signatários em cartório. Somente depois disso pode apostilar o documento.
Documentos que não podem ser apostilados
A Convenção de Haia estabelece claramente que não se aplica a:
- Documentos elaborados por agentes diplomáticos ou consulares
- Documentos administrativos relacionados diretamente a operações comerciais ou alfandegárias
- Documentos de países não signatários (nesses casos, use legalização consular)
Quando apostilar o documento original e quando uma cópia autenticada basta?
O ideal é você apostilar o documento original sempre que possível. Isso elimina questionamentos sobre autenticidade e garante aceitação mais tranquila pelas autoridades estrangeiras.
Felizmente, a legislação brasileira permite também apostilar cópias autenticadas. O processo funciona assim:
Você leva o documento original a um cartório e solicita cópia autenticada. Em seguida, essa cópia autenticada é levada a um cartório autorizado para apostilamento. Isso feito, a cópia apostilada terá validade internacional semelhante ao original apostilado.
Essa opção é especialmente útil quando você precisa apresentar o mesmo documento em várias instituições ou paises.
Vale alertar que autenticar cópia tem custo adicional, geralmente entre R$ 5 e R$ 15 por página dependendo do estado. Portanto, calcule esse valor ao orçar o processo completo.
Passo a passo: Como apostilar documentos originais
Etapa 1: Verificar se o país de destino é signatário
Antes de qualquer coisa, confirme se o país onde apresentará o documento participa da Convenção de Haia. Você pode consultar a lista completa no site do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
Se o país não for signatário, você precisará fazer legalização consular através do Ministério das Relações Exteriores, não apostilamento.
Etapa 2: Reconhecer firma se necessário
Documentos públicos emitidos por cartórios já possuem fé pública e podem ser apostilados diretamente. Porém, documentos particulares exigem reconhecimento de firma antes do apostilamento.
Por exemplo, diplomas escolares geralmente têm três assinaturas: reitor, secretário e registrador. Cada firma precisa ser reconhecida separadamente, o que gera custos adicionais.
Etapa 3: Localizar cartório autorizado
Nem todos os cartórios podem emitir Apostila de Haia. Apenas aqueles autorizados pelo CNJ têm essa competência. A lista completa de cartórios autorizados está disponível no site do CNJ, organizada por estado e cidade.
Além disso, você pode fazer também apostilamento eletrônico, essa opção pode ser mais rápida e, dependendo do estado, até mais econômica. Entre em contato consoco e socilite a sua clicando aqui.
Etapa 4: Apresentar documentos e pagar taxas
Leve o documento original (ou cópia autenticada) ao cartório autorizado. O atendente verificará se o documento pode ser apostilado e informará o valor das taxas conforme a tabela de emolumentos do estado.
Após o pagamento, o cartório emitirá um protocolo. Geralmente, a Apostila de Haia fica pronta em até 5 dias úteis, mas muitos cartórios conseguem entregar no mesmo dia ou em 24 horas.
Etapa 5: Receber o documento apostilado
A apostila pode ser emitida de duas formas:
Física: Um selo ou carimbo especial é afixado diretamente no documento original ou cópia autenticada.
Eletrônica: A apostila é registrada digitalmente no sistema do CNJ e pode ser verificada através de QR Code. Essa modalidade tem a mesma validade legal que a física.
Você pode optar pela forma mais conveniente dependendo das exigências do país ou instituição de destino.
Qual a validade do apostilamento?
A apostila não expira
O apostilamento em si não possui prazo de validade. Uma vez afixado ao documento, o selo permanece válido indefinidamente.
Porém, isso não significa que você pode usar documentos apostilados indefinidamente. O que determina se o documento ainda serve é a validade do documento original, não da apostila.
Se você apostila uma certidão de antecedentes criminais com validade de 6 meses, esse prazo continua sendo 6 meses após o apostilamento. A Apostila de Haia não renova nem estende a validade original.
Da mesma forma, certidões de nascimento e casamento brasileiras geralmente têm validade de 90 dias para fins internacionais. Portanto, mesmo apostiladas, você precisa emiti-las novamente se ultrapassar esse período antes de apresentá-las no exterior.
Casos especiais e situações específicas
Se o país de destino não participa da Convenção de Haia, você não deve apostilar o documento. Em vez disso, precisa fazer a legalização consular tradicional através do Ministério das Relações Exteriores.
Esse processo é significativamente mais demorado e caro, podendo levar semanas ou meses dependendo do país. Portanto, planeje-se com antecedência adequada.
Documentos estrangeiros para uso no Brasil
Documentos emitidos no exterior só podem ser apostilados no país de origem. Por exemplo, se você tem uma certidão de nascimento francesa e precisa usá-la no Brasil, deve apostilá-la na França pelas autoridades francesas competentes.
Além disso, após o apostilamento no país de origem, você provavelmente precisará de tradução juramentada no Brasil para que o documento seja aceito por autoridades brasileiras.
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